Produktivnost - dobri sajtovi za povećanje produktivnosti

Planiranje dana je uvek haotično jer novi sastanci stalno iskaču, prioriteti se pomeraju, a svi očekuju da budete slobodni. Zvuči paradoksalno, ali znaj da većinu tog haosa zapravo možeš predvideti. Ono što zaista pravi razliku nije još jedan spisak zadataka, već sinhronizovan kalendar koji će objediniti sve  tvoje obaveze i viđanja s ljudima na jednom mestu.

Iskreno, nismo bili sigurni da li ovaj alat uopšte treba da bude na listi jer je previše očigledan, ali smo ga ipak ubacili zato što većina ljudi i dalje ne koristi njegov pun potencijal.

Google Calendar je online kalendar koji centralizuje sve sastanke, događaje i podsetnike na jednom mestu i sinhronizuje ih na svim uređajima. Radi u realnom vremenu i lako se povezuje sa Gmailom jer je među osnovnim Google alatima, pa se obaveze nekada pojavljuju automatski u kalendaru umesto da ih ručno prepisujete.

U praksi to izgleda ovako: otvoriš kalendar, napraviš događaj, dodaš opis i lokaciju, izabereš vreme i pozoveš ljude. Svi odmah dobijaju poziv, mogu da potvrde, a ti vidiš ko dolazi. Ako se nešto promeni, samo pomeriš termin i svima se pozivnica ažurira. Sve ostaje sačuvano, lako za pretragu i dostupno sa bilo kog uređaja.

Najviše se Google Calendar koristi u timovima koji rade remote ili hibridno. Menadžeri koji imaju brda sastanaka dnevno se kunu u njega. Agencije i konsultanti vrlo često sinhronizuju kalendare sa klijentima. Iskreno, Google Calendar će verovatno poslužiti apsolutno svima koji žele da im dan bude isplaniran umesto da ih iznenade neke nasumične obaveze. Ukratko, ovo je alat za svakoga ko želi da bolje organizuje svoje vreme.

A realno, kad i klinci danas imaju kalendar za treninge karatea, časove violine i blokirano vreme za domaći, nema razloga da mi glumimo da ćemo sve zapamtiti.

Danas većina timova radi u nekoliko različitih aplikacija. Uz količinu obaveza koja stalno raste vrlo lako se izgubi pregled, a pešački poslovi znaju da iziskuju najviše vremena. Često problem nije u samim zadacima koji su pred nama, već u tome što naši alati ne komuniciraju dobro jedni s drugima. Zapier to rešava tako što povezuje više zadataka i više alata u jednu operacionu celinu.

Zapier je no-code platforma za automatizaciju koja povezuje tvoje omiljene aplikacije da bi se podaci automatski prebacivali iz jedne u drugu. Ti kao korisnik podešavaš zapove. To su u suštini jednostavni tokovi informacija koji se pokreću kada se nešto desi u jednoj aplikaciji, a zatim Zapier odradi sve naredne korake u drugim aplikacijama. Pravljen je i za timski rad, tako da procesi mogu da se standardizuju, a ne da ih svako pravi od nule.

Prvi korak je da izabereš okidač (npr. novi upit, poslat formular ili uploadovan fajl), pa zatim odrediš šta treba dalje da se desi (napravi zadatak, pošalji poruku, ažuriraj CRM itd). Možeš da dodaš filtere, različite opcije formatiranja i dodatne korake tako da automatizacija bude učinkovitija. Kada pokreneš automatizaciju, ona će da radi u pozadini i ceo tim može da koristi isti tok informacija. Dobra praksa je da pratiš i menjaš automatizacije redovno, pa neki ponavljajući proces možeš da dorađuješ kako potrebe rastu.

Zapier je od najveće vrednosti timovima koji redovno dodaju nove članove, operativcima i zaposlenima u marketingu. Neophodan je u agencijama i svima koji koriste mnoštvo alata i žele da se otarase nekih procedura. Posebno je razvijen za remote i hibridne timove, i uz pomoć Zapier procesi postaju jasniji, brži i vidljivi svima.

Organizovanje rada bi trebalo da bude jednostavno, a ne razbacano po tabovima. Ipak, u praksi se nekako desi da uvek spajaš beleške, dokumentaciju i projektne alate bez neke usvojene procedure. Često to izgleda sklopljeno uz pomoć štapa i kanapa. Notion omogućava da započneš dokument, i ostatak sistema postepeno nadogradiš oko njega.

Notion je radni prostor u kome možeš da pišeš, planiraš i vodiš bazu znanja u jednom fleksibilnom radnom okruženju. Dostupne su ti stranice sačinjene od modularnih blokova kao i baze podataka za praćenje svega. Ako radiš u timu, članovi tima mogu uvek da vide najnoviju verziju umesto da traže po starim linkovima.

Notion je delom dokument, delom enciklopedija, delom alat za praćenje projekata. Dovoljno je prilagodljiv da isprati  tebe ili način na koji tvoj tim radi.

Otvoriš stranicu, ubaciš tekst, tabele, zadatke, ekstenzije ili izabereš neki postojeći šablon i posložiš sve kako ti odgovara. Zatim podeliš sa timom i svi mogu da uređuju u realnom vremenu, ostavljaju komentare ili pretvaraju beleške u unose u bazi. Sve se čuva automatski, tako da sesije ne nestaju već doprinose da baza znanja raste.

Notion može odlično poslužiti remote ili hibridnim timovima, dizajnerima, menadžerima, agencijama, članovima startupa i svakome ko želi jedno centralno mesto za dokumente, specifikacije, roadmap‑ove i beleške o projektima. Posebno je dobro kada treba brzo da zabeležiš ideje, da ih kasnije urediš i da svi sa kojima radiš budu upućeni u najnovije informacije.

Većina ljudi pamti svoje zadatke ili ih drži razbacane u nekoliko aplikacija, i to je upravo razlog zašto se stvari zaboravljaju. Todoist pomaže da zaustaviš taj haos. Upravo zato što nije samo bitno napisati listu zadataka, već imati jasan pregled i prioritete u svakom trenutku.

Todoist je jednostavan i brz task manager gde možeš upisati sve bitne privatne i poslovne planove, zatim ih organizovati u projekte, dodeliti kategorije i prioritizovati. Sinhronizuje se u realnom vremenu između više uređaja, tako da imaš uvid i na računaru i preko telefona. Podržava i deljene projekte, tako da možeš delegirati zadatke, dodati komentare i čuvati sav sadržaj na jednom mestu.

Kreni tako što ćeš ispisati sve što ti je na pameti, zatim grupisati ideje u projekte poput “Marketing”, “Putovanje”, “Kućni poslovi” i sl. Nakon toga dodaj rokove i odredi šta su prioriteti. Onda možeš da podeliš projekat sa kolegama ili ukućanima tako da i oni mogu da dopune spisak, upišu više detalja, a sve ostaje zabeleženo na istom mestu.

Ovaj alat je odličan za remote i hibridne timove, freelancere i bilo koga ko trenutno zauzima više uloga ili radi na više stvari odjednom. Nekada je najvažnije imati jedan alat gde je jasno prikazano šta je najbitniji zadatak na kome treba da radiš. Todoist je odličan za planiranje sprintova, delegiranje, postavljanje kalendara za objavu sadržaja, ili prosto da se ne zaborave neki administrativni zadaci bez stvaranja mentalnog opterećenja.